WELKE GEGEVENS
Shantykoor ‘De IJsselboei’ (hierna te noemen: (De) IJsselboei) verwerkt de volgende persoonsgegevens van haar leden: naam; adres; telefoonnummer(s); geboortedatum, datum aanmelding, e-mailadres, bankrekeningnummer, de functie die een lid bekleedt en de stemsoort die zij beoefenen. Daarnaast beheert ‘De IJsselboei’ foto’s van de leden die zijn gemaakt op optredens en repetities.
Betreffende gegevens worden opgevraagd op het moment dat iemand lid wordt. Daarbij gaat dit lid automatisch akkoord met het gebruik van de gegevens door ‘De IJsselboei’.
‘De IJsselboei’ beschikt niet over z.g. Hoog risico gegevens zodat een Privacy impact assessment niet noodzakelijk is.
MET WELK DOEL
Deze gegevens worden gebruikt voor de ledenadministratie; voor het innen van contributie; om de leden te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken; voor de communicatie tussen de leden onderling; voor publicatie op de website van ‘De IJsselboei’. In incidentele gevallen worden naam en telefoon of e-mailadres van individuele (commissie)leden gebruikt om mensen en/of instanties die belangstelling hebben voor b.v. het optreden van het koor.
De betreffende gegevens zijn het minimum waarover ‘De IJsselboei’ moet beschikken om haar doelstelling te realiseren. Daarmee is voldaan aan de eis ten aanzien van dataminimalisering.
Noch de persoonsgegevens, noch de foto’s zullen op enigerlei wijze ter beschikking worden gesteld voor enig commercieel gebruik, van welke aard dan ook.
WAAR KOMEN GEGEVENS VANDAAN
Genoemde gegevens zijn uitsluitend afkomstig van de leden zelf. Deze gegevens zijn minimaal noodzakelijk om aan de doelstelling van de vereniging te kunnen voldoen.
BEWAARTERMIJN
Persoonsgegevens en foto’s worden bewaard gedurende het lidmaatschap. Bij beëindiging van het lidmaatschap worden de foto’s van de website van ‘De IJsselboei’ verwijderd en de digitale bestanden worden gewist. Foto’s van de ons ontvallen leden worden bewaard in een ‘in-memoriam’-map op de website.
Persoonsgegevens van oud-leden worden bewaard in het (digitaal) archief om bijvoorbeeld oud-leden te informeren over een reünie etc.
MET WIE WORDEN GEGEVENS GEDEELD
De ledenlijst, met daarin de persoonlijke gegevens, wordt met niemand, buiten het bestuur of commissieleden die bepaalde gegevens nodig hebben, gedeeld.
WIE BEHEERT DE DATA
De voorzitter, secretaris en penningmeester beschikken over de persoonlijke gegevens. De secretaris en de penningmeester hebben een geheimhouding verklaring getekend en opgeslagen. De webmaster beschikt over de persoonlijke gegevens en de foto’s.
Betreffende functionarissen zorgen voor adequate bescherming van de gegevens die zijn opgeslagen op al hun systemen. Daartoe behoren een up-to-date gehouden virusscanner en firewall.
De voorzitter van ‘De IJsselboei’ draagt de verantwoordelijkheid voor het beschermen van de privacygevoelige gegevens.
RECHTEN VAN DE LEDEN
Leden kunnen te allen tijde inzage krijgen in hun gegevens en/of hun gegevens corrigeren dan wel laten verwijderen. In voorkomend geval volstaat een e-mail aan het secretariaat.
GEGEVENS SPONSOREN EN DONATEURS
‘De IJsselboei’ verwerkt gegevens van Sponsoren voor het incasseren (periodiek) sponsorgelden maar ook van donateurs. Alle gegevens van bovengenoemde worden beheerd door de penningmeester en zijn in de basis alleen inzichtelijk door het bestuurslid met de specifieke Sponsoren en Donateurs taak. Geworven gegevens worden alleen gebruikt voor het verwerken van financiële taken en om donateurs (periodiek) te informeren. Voor dit laatste kan men zich altijd afmelden (opt-out).
WIJZIGING
‘De IJsselboei’ behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid.
